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档案托管-办事流程
长沙高新技术产业开发区管理委员会人力资源和社会保障局人事档案服务指南
2021年04月15日发布


一、服务对象

长沙高新区(以下简称高新区)内非公有制企业员工或高新区所辖范围常住户口居民,其人事档案已经或即将转入到本局存放管理。

二、服务窗口

长沙高新区政务服务中心三楼人才服务窗口

三、服务项目及流程

(一)档案接收

1、高新区所辖范围常住户口居民人事档案接收程序
   (1)存档人员在长沙高新人才网(www.15job.com)下载《长沙高新区流动人员登记表》(一式两份),填写登记表并由原存档单位和现聘用单位签署意见和盖章。目前确无工作的,现聘用单位栏可不盖章。

(2)存档人员持身份证、户口卡、《长沙高新区流动人员登记表》来本局人才服务综合窗口开具《商调函》。

(3)存档人员凭本局出具的商调函,前往原存档单位办理档案调出手续。

(4)根据人社部发[2014]90号文件规定,档案转递须通过机要邮寄,严禁个人自带档案转递。

(5)存档人员可通过电话咨询本人档案是否到达本局,并到本局索取档案接收回执。

(6)对档案内缺少关键材料的,存档人员应作出书面知情说明,承诺进一步补充材料后予以接收。

2、高新区企事业单位员工人事档案接收程序
  (1)存档人员在长沙高新人才网(www.15job.com)下载《长沙高新区流动人员登记表》(一式两份),填写登记表并由原存档单位和现聘用单位签署意见和盖章。

(2)存档人员持身份证、《长沙高新区流动人员登记表》来本局人才服务综合口开具《商调函》。

(3)存档人员凭本局出具的商调函,前往原存档单位办理档案调出手续。

(4)根据人社部发[2014]90号文件规定,档案转递须通过机要邮寄,严禁个人自带档案转递。

(5)存档人员可通过电话咨询本人档案是否到达本局,并到本局索取档案接收回执。

(6)对档案内缺少关键材料的,存档人员应作出书面知情说明,承诺进一步补充材料后予以接收。

3应届大中专毕业生三方协议书签订程序
    (1)应届大中专毕业生或者企业人力资源部持学校就业办发放的就业协议书(工作单位需在聘用栏盖章)到本局盖章(人事管理上级部门栏)。

    (2)三方协议书的签订仅用于企业招录应届毕业生使用,如需调转档案,请按照上述高新区企事业单位员工人事档案接收程序办理。

(二)档案材料收集

    根据《干部人事档案材料收集归档规定》人事档案材料主要包括下列内容:

a)履历材料;

b)自传材料;

c)鉴定、考核、考察材料;

d)学历、学位和评聘专业技术职务材料;

e)政治历史情况的审查材料;

f)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;

g)奖励材料;

h)处分、取消处分和甄别、复查材料;

i)工资、任免、录用、聘用、离退休、退职、出国及各种代表会登记表等待遇材料;

j)姓名更改材料:

k)其它可供组织参考的材料(如大中专毕业生分配报到证和近期体检表等有参考价值的材料)。

存档人员在存档期间应及时将劳动合同、企业录用手续等材料以及年度考核资料交到本局,以利于人事档案资料的完善归档。

(三)档案查阅、借阅

1、查(借)阅档案范围

(1)公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构因侦查、审理或公证需要,可查阅有关人员的档案。

(2)设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党(团)、参军、出国等工作需要,可跨单位查阅有关人员的档案。

(3)用人单位因工作需要,可查阅本单位员工的档案。

2、查(借)阅要求

(1)查阅单位应派中共党员两人以上,持有效的单位介绍信、工作证及身份证查(借)阅档案。

(2)查阅和借用人事档案,应严格遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、撤换档案材料,对档案内容应严格保密,不得泄露或擅自向外公布,保障个人隐私不受侵犯。

(3)不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的,经本局档案管理部门负责人批准后才能复制、拍摄。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期并加盖档案专用章。

(4)任何人不得查阅或借用本人以及其直系亲属的人事档案;除国家机关事业单位有特殊需要外,其他单位不得查阅与本单位无关的人员档案。

3、办理查阅程序

(1)查阅人提供有效证件及相关材料,填写《人事档案查(借)阅登记表》。

(2)档案管理人员根据规定和需要提供档案材料。

(3)查阅人在本局指定的阅档室查阅档案材料。

(4)查阅结束后,档案管理人员及时将档案归库,并将查阅人所持的介绍信、身份证复印件留存。

4、办理借阅程序

(1)人事档案原则上不外借,确需借用档案内零散材料时,可由本人或委托人持委托书、身份证,到档案库房申请,并填写《人事档案材料借阅登记表》。

(2)全档借出须由具有档案管理资质的单位出具公函,按零散材料借出程序办理手续。档案出库前要密封盖章,留存档案材料目录,填写《人事档案材料借阅登记表》。

(3)档案借出时间原则上不得超过两周,逾期使用者,应办理续借手续。归还档案必须根据留存的档案目录当面检查、核对后入库,并登记归还。如发现异常现象,追究借阅单位或借阅人相关责任,并上报本局分管副局长处理。

(四)人事档案证明材料办理

1、申请人向本局说明出具证明材料的事由(或对方索取证明的信函),提供经办人或申请人有效身份证件。

2、根据档案实际记载出具证明。档案中无记载的,应补齐相关材料后出具。

3、确需复印档案材料作为旁证的,应在复印件上注明用途及复印日期,并加盖本局档案专用章。

4、出具档案证明和复印个人材料,原则上必须由存档人持本人身份证原件(原件审核后即时退还)前来办理。委托他人代办时,代办人须持存档人身份证复印件、委托书,委托书须写明不能亲自办理的原因和代办人姓名、身份证号码以及具体委托事项,本人持委托书拍照打印。代办人应持身份证原件(审核后即时退还)及复印件(留存)前来办理。

(五)档案转出

1、在办理档案转出手续前,若户口、计生关系、党组织关系均委托在本局管理,须先将户口、计生关系、党组织关系一并转出本局后方可办理转出手续。

2、转出档案时,存档人本人持具备档案管理权的单位(机构)出具的调档函、本人身份证原件到本局档案管库房办理档案出库手续。开具《调档函》的单位应是政府人力资源社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构、党政机关或县(市、区)级及以上有党委设置的国有企(事)业单位。其它非国有控股企业开具的调档函不予调转。

3、档案转出可现场窗口办理,也可在长沙政务服务网或长沙市人社官网网上申请。

4、档案管理人员审核后办理档案转出手续,填写《档案转递通知单》。

5、档案原则上通过机要交通转递。如由专员提取,需在上调函上注明,或专员另持提档介绍信,调入档案地接收档案后,存档人本人应督促其尽快将回执寄回,以防档案遗失。

四、相关联系方式

电话:0731-88995235、88995205、88995120

长沙高新人才网:www.15job.com

微信公众号:长沙高新人才网

五、办件类型

公共服务类,现场办理,即办件,无收费

六、附件

              长沙高新区流动人员登记表.doc

湘公网安备 43019002001040号